Confira as boas práticas testadas em Gramado no Treinamento de Protocolos

Quando forem retomadas, as atividades do setor de eventos deverão respeitar a uma série de protocolos de convivência e de distanciamento social, a qual vai colaborar com o combate da Covid-19. No Treinamento de Protocolos promovido dia 31 de agosto pelo Gramado Canela Convention & Visitors Bureau Região das Hortênsias e que envolveu mais de 200 pessoas, entre participantes, convidados, time profissional, imprensa e autoridades, foram colocados em teste boas práticas que fazem parte do documento redigido pelo grupo de empresários Live Marketing RS e estão com o governo do Estado para aprovação.

Confira abaixo parte dos procedimentos e boas práticas que foram aplicados nos 9 atos que foram realizados nos espaços de eventos dos Hotéis Wish Serrano (pela manhã) e Master Gramado (à tarde), incluindo almoço empresarial, peça pocket teatral, camerata clássica, show natalino, coffee break de negócios, palestras técnicas, casamento, formatura e chá com apresentação artística.

 

Pavilhões, Centros de Convenções e Locais de Eventos

  • Criação de comitês multidisciplinares para elaboração de planos de reabertura, envolvendo todas as áreas do local;
  • Elaborar campanhas de comunicação que transmitam segurança de forma efetiva e eficaz para os profissionais, expositores, patrocinadores e visitantes;
  • Estruturar campanhas internas e externas de prevenção à Covid-19 e informar sobre as mudanças de procedimentos e horários que podem ocorrer nesse período;
  • Manter uma comunicação clara e eficiente com seus funcionários, organizadores, fornecedores e clientes em geral;
  • Divulgar comunicados aos participantes, com orientações para que implementem distanciamento social dentro dos estabelecimentos;

Áreas comuns:

  • Aplicar comunicados de prevenção à Covid-19 em elevadores de carga e sociais;
  • Manter distanciamento físico mínimo seguro entre cada cliente e/ou funcionário em filas de estacionamento, área de credenciamento e áreas de alimentação, entre outros, demarcando o piso com adesivos;
  • Delimitar mesas, bancos e elevadores que podem ser usados, respeitando o distanciamento;
  • Garantir uma distância mínima segura entre os usuários nas praças de alimentação.

Sanitários:

  • Manter controle de quantidade de pessoas, respeitando as regras sanitárias;
  • Manter as portas dos sanitários prioritariamente abertas para facilitar a ventilação.

Nos estacionamentos:

  • Ajustar a mensagem eletrônica nas cancelas, sobre a importância do cuidado e atenção às medidas de saúde para combater a Covid-19;
  • Aplicar comunicados de prevenção à Covid-19 em locais visíveis;
  • Reforçar a higienização nas cancelas e nos equipamentos de entrada dos veículos;
  • Evitar a operação de valet nesta fase;
  • Disponibilizar máscaras (e Shields, caso possível) e demais proteções para o atendente do caixa para pagamento de estacionamento e procurar manter somente um operador nesta função. 

Salas da Organização, CAEX, Secretarias, Salas de Imprensa e de Salas de Apoio ao Evento

  • Aprimoramento do layout das mesas para atender à distância mínima segura entre os funcionários – outra possibilidade é o uso de barreiras físicas, quando possível;
  • Buscar manter as portas e janelas abertas em tempo integral;
  • Não realizar reuniões em área fechada e procurar reduzir o número de participantes. Também controlar o tempo de duração, procurando diminuí-lo;
  • Limpeza especial 3 vezes por turno;
  • Limpeza das mesas, teclados e mouses duas vezes por turno;
  • Acesso das salas com tapete contendo produto desinfetante.

Estandes, Salas de Workshops, Arenas de Apresentações e Demonstração de Produtos e Serviços

  • Limitação de acesso, com controle do número de entradas;
  • Instalação (e recarga constante) de pontos com dispensadores de álcool em gel;
  • Utilização de canais online para continuar atendendo clientes que ainda tenham movimentação restringida;
  • Se possível, isolar áreas dos estabelecimentos para facilitar o controle da operação e reduzir custos;
  • Disponibilizar produtos e tecnologias para a higienização e desinfecção dos sapatos na entrada dos estabelecimentos;
  • Evitar atividades promocionais que possam causar aglomerações;
  • Desestimular fortemente o uso de materiais reutilizáveis (ex; sacolas, canetas, copos);
  • Implantação, quando possível, de corredores de uma via só para coordenar o fluxo de clientes em salões, pavilhões e nos próprios estandes;
  • Evitar aglomeração nos caixas e sinalizar o distanciamento necessário;
  • Repensar o oferecimento de serviços e amenidades adicionais que retardem a saída dos participantes, como oferecer café, poltronas para espera, áreas infantis, etc.;
  • Proibição de oferta de alimentos e bebidas dentro dos estandes;
  • Dispor de comunicados que instruam os compradores e funcionários sobre as normas de proteção vigentes nos locais.

Filas, plenárias, estandes e espaços de refeições coletivas

  • Distanciamento de 1,5m entre as pessoas nas filas de acesso ao evento, bem como no balcão de credenciamento e CAEX (Central de Atendimento ao Expositor);
  • Manter o local arejado, se possível, com janelas abertas;
  • Em caso de eventos que contenham ‘plateias’, como congressos, disponibilizar assentos com, ao menos, 1 metro de distância entre si, ou pular um assento;
  • No evento, em áreas de convívio, preservar o distanciamento de 1 pessoa a cada 2 metros;
  • Estandes abertos e ventilados (exceto depósito), ruas e corredores mais largos;
  • Praça de Alimentação com maior espaçamento entre as mesas;
  • Implantação, quando possível, de corredores de uma via só para coordenar o fluxo de clientes em salões, pavilhões e nos próprios estandes;
  • Ponto de descontaminação na entrada dos eventos = álcool em gel, álcool com lenços descartáveis para limpeza de bolsas, cesto de descarte, monitoramento de temperatura, sinalização, entrega de máscaras e crachás higienizados, tapete contendo produto desinfetante;
  • Uso de máscaras por todos os participantes (staff, expositores, congressistas e palestrantes), em todo o período do evento (montagem, realização, desmontagem, entrega de materiais e movimentação de cargas);
  • Ponto em cada rua do evento com pias, toalhas de papel e saboneteiras automáticas, álcool em gel, à disposição dos participantes;
  • Expositores também devem disponibilizar álcool em gel dentro dos estandes;
  • Praça de Alimentação de acordo com as normas sanitárias vigentes. Uso de materiais descartáveis e organização das filas de espera 

É importante frisar que a liberação completa das atividades da indústria de eventos está condicionada à evolução do combate a pandemia da Covid-19 ou a sua involução. Ao mesmo tempo, faz-se necessária a realização de avaliações periódicas conjuntas das autoridades públicas, associações e entidades representativas do setor e, com isso, revisão dos protocolos, que poderão ser relaxados ou intensificados, a depender do status.

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